Bila perubahan terjadi, para manajer dan karyawan
bereaksi baik secara positif maupun negatif. Bila terjadi perubahan manajer dan
karyawan cenderung mendukung perubahan bila diarahkan pada penyebab nyata suatu
masalah dan mereka tidak dirugikan. Bisa juga mereka bersikap netral.
Perubahan Organisasi merupakan
modifikasi substantif pada beberapa bagian organisasi. Perubahan itu dapat
melibatkan hampir semua aspek dari organisasi, seperti jadwal pekerjaan, dasar
untuk departementalisasi, rentang manajemen, mesin-mesin, rancangan organisasi,
dan sebagainya.
Alasan mendasar organisasi memerlukan perubahan adalah
karena sesuatu yang relevan bagi organisasi telah berubah, atau akan berubah.
Oleh sebab itu, organisasi tidak punya pilihan lain kecuali berubah juga.
Perubahan ini terjadi karena adanya dorongan untuk berubah, yang berasal dari:
1. Dorongan Eksternal
Dorongan eksternal
yang mendorong organisasi untuk mengadakan perubahan berasal dari lingkungan
umum organisasi. Adanya aturan baru dalam produksi dan persaingan, politik,
hukum baru, keputusan pengadilan, dan sebagainya akan mempengaruhi organisasi.
Disamping itu, berbagai dimensi seperti teknologi, ekonomi dan sosiokultural
juga mempengaruhi organisasi untuk melakukan perubahan.
2. Dorongan Internal
Pada dasarnya
dorongan internal berasal dari dalam organisasi itu sendiri. Adanya revisi
strategi organisasi oleh manajemen puncak, akan menghasilkan perubahan
organisasi. Dorongan internal lainnya mungkin direfleksikan oleh dorongan
eksternal. Misalnya, sikap pekerja terhadap pekerjaannya akan bergeser, seiring
bergesernya nilai sosiokultural. Akibatnya mereka menuntut suatu perubahan
dalam jam kerja, atau perubahan kondisi kerja.
Dua Jenis Perubahan
Secara umum ada dua
jenis perubahan dalam organisasi.
1. Perubahan
Terencana
Perubahan terencana
adalah perubahan yang dirancang dan diimplementasikan secara berurutan dan
tepat waktu sebagai antisipasi dari peristiwa di masa mendatang.
2. Perubahan Reaktif
Perubahan reaktif
adalah suatu respon bertahap terhadap peristiwa ketika muncul.
Langkah-langkah komprehensif dalam proses perubahan
Ada tujuh langkah
komprehensif yang ditempuh dalam proses perubahan organisasi. Langkah-langkah
tersebut yaitu:
- Mengenali kebutuhan akan
perubahan
- Menetapkan tujuan perubahan
- Mendiagnosis apa yang
menyebabkan perlunya dilakukan perubahan
- Memilih teknik perubahan yang
sesuai untuk mencapai tujuan
- Merencanakan implementasi untuk
perubahan
- Mengimplementasikan perencanaan
perubahan
- Mengevaluasi perubahan dan
tindak lanjut
Penolakan terhadap
Perubahan
Sebuah manajemen
perubahan yang efektif harus mampu memahami penolakan yang sering kali
mengikuti perubahan. Ada beberapa hal yang menjadi alasan terjadinya penolakan
terhadap perubahan organisasi, yaitu:
- Ketidakpastian
- Kepentingan pribadi yang
terancam
- Perbedaan persepsi
- Rasa kehilangan
Reaksi-reaksi
terhadap perubahan adalah sebagai berikut :
1. Orang mungkin menyangkal bahwa
perubahan sering terjadi. Bila ini terjadi organisasi
kemungkinan akan terus kehilangan efektivitasnya.
2. Orang mungkin mengabaikan
perubahan. Manajer menangguhkan keputusan dengan harapan bahwa masalah yang
terjadi akan hilang dengan sendirinya.
3. Orang mungkin akan menolak atau
mungkin menentang perubahan. Karena berbagai alasan manajer dan karyawan
4. Orang mungkin menerima
perubahan dan menyesuaikan diri dengan perubahan tersebut.
5. Orang
mungkin mengantisipasi perubahan dan merencanakannya, seperti yang banyak
dilakukan perusahaan-perusahaan progresif
Mengatasi
Penolakan terhadap Perubahan
Untuk
mengatasi penolakan terhadap perubahan yang terjadi dalam organisasi,
setidaknya ada beberapa teknik yang bisa diterapkan, yaitu:
- Partisipasi
- Pendidikan dan komunikasi
- Fasilitasi
- Analisis bidang kekuatan
Bidang-bidang
Perubahan Organisasi
Perubahan yang
terjadi dalam organisasi, setidaknya meliputi tiga bidang umum, yaitu:
- Struktur dan rancangan
organisasi. Yang termasuk ke dalam bidang ini adalah rancangan pekerjaan,
departementalisasi, hubungan pelaporan, distribusi otoritas, mekanisme koordinasi,
struktur lini-staf, rancangan keseluruhan, budaya, manajemen sumber daya
manusia
- Teknologi dan Operasi, meliputi
teknologi informasi, peralatan, proses pekerjaan, urutan pekerjaan, sistem
pengendalian
- Orang. Dalam hal ini yang
dipengaruhi adalah kemampuan dan keterampilan, kinerja, persepsi,
ekspektasi, sikap dan nilai.
Ada
tiga sumber penolakan terhadap perubahan yaitu :
1. Ketidak pastian
tentang akibat dan pengaruh perubahan.
2. Ketidak pastian untuk
melepaskan keuntungan-keuntungan yang ada.
3. Pengetahuan akan
kelemahan-kelemahan dalam perubahan yang diusulkan.
Alasan Utama Resistensi terhadap Perubahan
Resistensi atau
penolakan pada perubahan pada umumnya akan terjadi ketika ada sesuatu yang
mengancam ‘nilai’ seseorang atau individu. Ancaman tersebut bisa saja riel atau
sebenarnya hanya suatu persepsi saja. Dengan kata lain, ancaman ini bisa saja
muncul dari pemahaman yang memang benar atas perubahan yang terjadi atau
sebaliknya karena ketidakpahaman atas perubahan yang terjadi.
Berikut adalah
beberapa alasan utama orang melakukan perlawanan terhadap perubahan (dari
berbagai sumber):
§ Takut terhadap kemungkinan yang tidak diketahui.
Perubahan berimplikasi pada ketidakpastian, dan ketidakpastian adalah
sesuatu yang tidak memberikan kenyamanan. Ketidakpastian berarti keraguan atau
ketidaktahuan terhadap apa yang mungkin akan terjadi. Ini dapat menimbulkan
rasa takut, dan menolak perubahan menjadi tindakan yang dapat mengurangi rasa
takut itu.
§ Takut akan kegagalan.
Perubahan mungkin menuntut keterampilan dan kemampuan diluar
kapabilitasnya. Resistensi terhadap pendekatan/strategi baru kemudian muncul
karena orang mengetahui bagaimana operasionalisasinya, sementara mereka merasa
tidak memiliki keterampilan baru atau perilaku baru yang dituntut.
§ Tidak sepakat dengan kebutuhan akan perubahan.
Anggota organisasi merasa bahwa langkah yang baru adalah langkah yang salah
dan tidak masuk akal.
§ Takut kehilangan sesuatu yang bernilai baginya.
Setiap anggota organisasi tentu ingin mengetahui bagaimana dampak perubahan
pada mereka. Jika merasa yakin bahwa mereka akan kehilangan sesuatu sebagai
hasil dari penerapan perubahan, maka mereka akan menolak.
§ Enggan meninggalkan ‘wilayah’ yang sudah nyaman.
Seringkali orang merasa takut menuruti ‘keinginan’ melakukan hal baru
karena akan memaksa mereka keluar dari wilayah yang selama ini sudah nyaman.
Melakukan hal baru juga mengandung sejumlah risiko tentunya.
§ Keyakinan yang salah.
Tidak sedikit orang merasa yakin bahwa segala sesuatu akan selesai dengan
sendirinya, suatu saat, tanpa melakukan apapun. Sebenarnya hal demikian sekadar
untuk memudahkan diri sendiri dan menghindar dari risiko. Itu tindakan yang
sungguh bodoh!
§ Ketidakpahaman dan ketiadaan kepercayaan.
Anggota organisasi menolak perubahan ketika mereka tidak memahami
implikasinya dan menganggap bahwa perubahan bisa jadi hanya akan lebih banyak
membebani daripada apa yang dapat diperoleh. Situasi demikian terjadi apabila
tidak ada kepercayaan antara pihak yang mengusulkan perubahan dengan para
anggota organisasi.
§ Ketidakberdayaan (inertia).
Setiap organisasi bisa mengalami suatu kondisi ketidakberdayaan pada
tingkatan tertentu, dan karenanya mencoba mempertahankan status quo.
Perubahan memang membutuhkan upaya, bahkan seringkali upaya yang sangat serius,
dan kelelahan pun bisa terjadi.
Penanggulangan penolakan terhadap perubahan :
1. Pendidikan dan
komunikasi
Salah
satu cara untuk menanggulangi penolakan terhadap perubahan adalah sedini
mungkin menginformasikan perubahan-perubahan yang telah direncanakan dengan
alasan logis.
2. Partisipasi
dan keterlibatan
Penolakan
ini dapat dikurangi atau dihilangkan bila mereka yang potensial dilibatkan
dalam perancangan dan implementasi perubahan.
3. Kemudahan dan
dukungan
Cara
lainnya adalah manajer memberikan kemudahan dan dukungan kepada mereka yang
terlibat dalam proses perubahan.
4. Negosiasi dan
persetujuan
Contohnya
persetujuan serikat, memberikan kenaikan pesangon pensiun karyawan sebagai
pertukaran dengan penghentian kerja yang lebih dini.
5. Manipulasi dan
bekerja sama
Dilakukan
dengan memanipulasi kejadian-kejadian yang ada melalui pemberitaan informasi
secara selektif atau urutan kejadian dengan sengaja. Bisa juga bekerja sama
dengan orang kunci dalam suatu kelompok dalam pemberian perancangan proses
perubahan.
6. Paksaan
implisit dan eksplisit
Dilakukan
dengan ancaman PHK, penundaan promosi dan lain sebagainya, bisa juga
memindahkan ke ladang yang kering.